Üzleti etikett – 5 tanács, hogyan legyél megnyerőbb a partnereid számára

A szolgáltatószférában folyamatos emberi érintkezés történik, amelynek számtalan formája lehet. A Covid-11 járvány óta, nagy mértékben alakultak át azok az alapszabályok, amelyek régen talán evidensnek tűntek az emberi kontaktusok során. Egyre több ismerős panaszkodik arra, hogy a ’social skilljei’ mintha fokozatos leépülésnek indultak volna, a rengeteg lezárás és a home office-ban történő munkavégzés miatt. Szerencsére, mára már ezt az időszakot magunk mögött tudhatjuk, de sokakon azt látni, mintha még nem érkeztek volna meg a való világba.

A cím talán kicsit csalóka volt, ugyanis ez a cikk nem a high-end üzletkötők, vagy a multik CEO-i számára készült. Az üzleti élet azon magasságaiban létező személyek számára, rengeteg nagyon hasznos szakirodalom létezik, amely segít kiépíteni a megfelelő képességeket. Mi inkább a hozzánk hasonló kisebb vállalkozások tagjainak, start up cégek munkavállalóinak szeretnénk nyújtani, pár saját tapasztalaton alapuló apró tanácsot, amely sokak számára remélhetőleg evidens lesz, de higgyétek el, rengeteg elrettentő példával találkoztunk a munkánk során.

Íme 5 tipp, hogyan legyél megnyerőbb az üzleti életben.

1. „Halló, itt tessék!” – Telefonos aranyszabályok

Egyik kedvenc jelenetem, amikor hív egy ismeretlen szám, se bemutatkozás, se semmi, hogy ő szeretne egy weblapot a cégének, jó helyen jár-e. Nos lehet ez az öregedéssel jár együtt, de az ilyen hívásoknál valahogy az első dolog, ami mindig egy picit feltornázza az agyvizem hőfokát, az a tisztelet teljes hiánya. Egyrészt, miért esik nehezére az embernek elárulnia a saját nevét, másrészt, már csak a miheztartás végett is, igazán megérdeklődhetné, hogy vajon számomra rendben van-e az, hogy most azonnal időt szánok a beszélgetésünkre. Ezek olyan emberi minimumok, amiknek a meg nem ugrása, teljesen biztosan visszatetszővé tesznek bármelyik potenciális partnered szemében. 

A jó példára készített modell valahogy így néz ki: „Jó napot kívánok, Vezetéknév Keresztnév vagyok, xy-tól kaptam meg ezt a számot/egy Facebookos hirdetésben láttam ezt az elérhetőséget, Böröcz Ferencet keresem, egy videóforgatás ügyében, alkalmas lenne most az időpont?” Nyilván ezen valószínűleg lehet rövidíteni, de nagyjából ezek azok a panelek, amik nem kellene, hogy hiányozzanak egy induló beszélgetésből. Megtudom a másik nevét, megtudom, hogy miként jutott el hozzám, milyen ügyben keres és még az szabad akarat áldását is élvezhetem azzal, hogy készen áll, akár egy későbbi időpontban is próbálkozni, ha nekem véletlenül más dolgom van most. Ugye, mennyivel kellemesebb?

• „Tisztelt Cím!” – E-mail aranyszabályok

Az internetes kommunikáció mára már felülírt minden régről ismert normát. Sokszor amikor értelmezni próbálom azt, ahogyan chatelünk egymással, a néhai nyelvtan tanárnőim könnyes arcát képzelem magam elé. Semmiképp sem szeretnék boomernek tűnni, vagy bármennyire is megtámadni a nyelv fejlődését, de néha nagyot nézek, amikor a hagyományos írásos kommunikáció utolsó mohikánjának számító e-mailezésnél találkozom olyan formai megoldásokkal, amiket még messengeren is megmosolyog az ember. 

Nevezzen bárki régimódinak, az e-mail az szerintem igenis valahol muszáj, hogy ápolja a szocializmus bürokráciájából ismert, faxon továbbított táviratok hagyományait és a postán feladott hivatalos levelek romantikáját. A legtöbb ember már általános iskolában megtanulja, mik egy hivatalos levél megírásának formai követelményei, sok e-mailben mégsem ez köszön vissza. 

A modell pedig nem is olyan bonyolult: Tárgy mező kitöltése – Megszólítás – Bemutatkozás – Az e-mail témájának rövid vázolása – A téma kibontása – A kérés megfogalmazása – Üdvözlés – Aláírás. Nem elhanyagolható a formázás sem: legyen tagolt, a lényeges információk legyenek kiemelve, csatolmány (ha van) ne maradjon el. Ettől lesz olyan leveled, amely nem kallódik el a többi között, vagy landol a kukában, és az egyre csökkenő figyelemküszöbbel rendelkező generációnk számára is eljuthat belőle az üzenet a fogadó tudatáig.

• „A stílus maga az ember” – Személyes találkozás aranyszabályai

Lerágott csont, de örökérvényű igazság. Az első benyomás a legfontosabb. Ezt pedig számtalan kommunikációs és metakommunikációs elem befolyásolja. Az öltözködésről, testbeszédről, verbális és non-verbális eszközökről, szintúgy számtalan szakirodalmat találunk és nem is szeretnénk úgy csinálni, mintha ezek közül bármelyiknek is docensei lennénk. Egy olyan szegmenst viszont mindenképp szeretnék kiemelni, amely talán kisebb fókuszt kap, mégis egy alapvető dolog, ami nélkül hiába csinálsz mindent tökéletesen, ennek hiányával akár az egésze tárgyalást elszúrhatod: az igényesség.

Az egyik kiemelt ügyfelünk szereti hangoztatni, hogy amikor készül felvenni egy alkalmazottat, az első dolog, amit megfigyel rajta, az mindig a cipője és az autójának a tisztasága. Valahova ide szeretnénk mi is kikerekíteni mondanivalónkat. A saját személyes higiénéd és az öltözéked, járműved tisztasága, erőteljesen árulkodik a munkád minőségéről is. Teszem azt, te mondjuk tartalomgyártó vagy, például szövegíró, de a tárgyaláson megjelensz gyűrött pólóval, zsíros hajjal, borostásan, a leendő ügyfél valószínűleg azt fogja gondolni rólad, hogy a munkádra is pont ennyire vagy igényes. Rosszabb esetben pedig akár tiszteletlenségnek is veheti. Nincs baj az egyediséggel, ha már kreatív ügynökséged van, legyen a megjelenésed is kreatív, de ez sosem lehet egyenlő a slampossággal.

• „Bocsi csak elromlott a kamerám, azért hallasz?” – Online meeting aranyszabályok

Na ez egy viszonylag új terület és talán erről még nincsenek kialakult törvényszerűségek. Viszont egyre népszerűbb kapcsolattartási forma és azon kevés pozitívumok egyike, amit talán a pandémiának köszönhetünk, hogy elterjedt ennek a kapcsolattartási módnak a szélesebb körű használata, és számtalan személynek spórolt meg rengeteg időt és költséget is az elmúlt években. 

Ami nagyon fontos: ha az ügyfél felajánlja, hogy bonyolítsátok le így a meetinget, akkor bármennyire is egy lazább kötetlenebb helyzet ez, mintha egy irodában farkasszemet néznétek egymással, azért ne ess az otthon komfortjából adódó lazaság hibájába. Amennyiben másképp nem dönt az ügyfél, mindig készülj működő kamerával, igyekezz kiiktatni a zavaró dolgokat. Ne a háttérben legyenek a mosatlan edények, a szennyes ruhád, vagy a Mike Tyson posztered (kivéve ha az ügyfél nagy rajongó). Próbálj ügyelni arra is, hogy ne akkor centrifugázzon a mosógép, amikor épp a költségeket próbáljátok megvitatni és ha a szomszéd gyermeke vígasztalhatatlannak bizonyul, akkor inkább hajtsd be az ablakot. Állásinterjúra készülőknek pedig egy plusz tanács: televíziós berkekben terjed a legenda, hogy sok műsorban a résztvevők ingben, nyakkendőben és zakóban ülnek asztalhoz, alul pedig melegítőben/alsónadrágban vannak. Nos, ezt végülis, te is megteheted, csak ne felejtsd el kikapcsolni a kamerát, ameddig felállsz egy pohár vízért…

• „Pill, és itt waok” – Chat aranyszabályok

Érintőlegesen már szóba került. Kétségtelenül a mai világunk leggyakoribb kapcsolattartási formája (sajnos?) és egyre népszerűbb üzleti körökben is. Nem is annyira meglepő ez, tekintve, hogy az egyes chat alkalmazások mennyire könnyedén és gyorsan adnak a kezünkbe mindent, ami szükséges a sürgős információ átadáshoz. Csoportos beszélgetést hozhatunk létre, értesítést kapunk az üzenetekről, meg tudunk osztani fileokat és kezdeményezhetünk hang vagy videóhívást is.

Nem is annyira az etikettről szeretnék beszélni, hanem inkább a platform és az itt közölt üzenetek megfontolásáról. A chatablakok nagy negatívuma, hogy sok van belőlük, sok információ átmegy rajtuk, sokszor lényeges és kevésbé lényegesek is. Ha ezt a megoldást választod az ügyfélkapcsolattartásra, könnyen előfordulhat, hogy olykor átcsap a beszélgetés kötetlenbe és elveszhetnek lényeges információk. Érdemes mindent magadnak rögzíteni, amire szintén számtalan digitális megoldás van már. 

+1 Mindig hagyd az ügyfelet fizetni a kávéért, vacsoráért, mert ne feledd, ő fog előbb felmondani neked, nem te neki.